تفاصيل الوظيفة
المسمى الوظيفي أخصائي مالية
يرفع تقاريره إلى: رئيس قسم المالية والمشتريات
الإدارة العامة: إدارة دعم الهيئة
القسم: المالية والمشتريات
أهداف الوظيفة
يشمل دور أخصائي المالية دعم العمليات المالية والمشتريات للهيئة، بما في ذلك إدارة العمليات المالية اليومية، وأنشطة المشتريات، وضمان الامتثال للوائح المالية والمشتريات. كما يتولى أخصائي المالية تقديم تقارير مالية ومشتريات دقيقة وفي الوقت المناسب، مما يساهم في إعداد الميزانيات وإدارة الموردين وتحقيق الكفاءة التشغيلية الشاملة بما يتماشى مع الإرشادات الداخلية والمعايير الدولية.
المهام والمسؤوليات
• إدارة الحسابات:
o مراقبة الحسابات الدائنة والمدينة والأصول والالتزامات قصيرة وطويلة الأجل، وضمان تحديث السجل العام بدقة.
o المساعدة في تقييم الأصول الثابتة وحسابات الإهلاك، مع الحفاظ على سجلات مالية دقيقة.
• معالجة الفواتير والمدفوعات:
o دعم أنشطة مراقبة التدفق النقدي والتنبؤ لضمان الوفاء بالالتزامات المالية للهيئة.
o التحقق من الفواتير والمدفوعات ومعالجتها، مع ضمان الامتثال للسياسات والإرشادات.
o المساعدة في معالجة الرواتب بدقة وفي الوقت المحدد.
• المسؤوليات المتعلقة بالمشتريات:
o تنسيق أنشطة المشتريات، بما في ذلك إعداد وثائق المناقصات وإدارة تقييم العروض وتقديم توصيات لاختيار الموردين.
o تطوير وصيانة قاعدة بيانات الموردين المعتمدين، وضمان امتثالهم لمعايير الجودة والسياسات المعتمدة.
o إعداد وتحديث خطط المشتريات لتلبية الاحتياجات التشغيلية للهيئة، وضمان التوافق مع قيود الميزانية.
o مراقبة عقود المشتريات وأداء الموردين، وحل أي مشكلات تتعلق بالتسليم أو الامتثال.
o ضمان التوثيق الدقيق لجميع أنشطة المشتريات، بما في ذلك أوامر الشراء والعقود والمدفوعات.
o تقديم تقارير دورية عن المشتريات للإدارة، مع تسليط الضوء على اتجاهات الإنفاق وكفاءة المشتريات.
• التقارير المالية وإعداد الميزانية:
o المساعدة في إعداد تقارير مالية مفصلة على أساس شهري وربع سنوي وسنوي، مع ضمان الدقة والامتثال للمعايير والإرشادات المالية المعتمدة.
o دعم تطوير وتوحيد ميزانيات الوحدات لتضمينها في الميزانية الرئيسية للهيئة.
o مراقبة المصروفات الفعلية مقابل الأرقام المدرجة في الميزانية، وإعداد تقارير الفروقات وتصعيد الانحرافات الكبيرة.
o إعداد البيانات المالية والمستندات اللازمة للتدقيق الخارجي.
• دعم إعداد الميزانية السنوية للهيئة والمساعدة في مراقبة الالتزام بالميزانية وتحديد الانحرافات.
• المساعدة في تنفيذ ومراجعة العمليات داخل الوحدة لضمان الكفاءة والفعالية.
المؤهلات والخبرة
• المؤهلات
o بكالوريوس في المالية / المحاسبة / إدارة الأعمال.
o إجادة اللغة العربية والإنجليزية.
o شهادة مختصة في المالية أو المشتريات (مثل: CPA, ACCA, CFA & CIPS) (يفضل).
• الخبرة
o خبرة 6 سنوات أو أكثر في المالية.
o خبرة في إعداد التقارير المالية، وإعداد الميزانيات، وإدارة الحسابات.
o خبرة في عمليات المشتريات، وإدارة الموردين، وإدارة العقود (يفضل).
o خبرة العمل في الإدارة المالية في مجال النقل السككي (يفضل).
• المهارات
o مهارات قوية في التحليل وحل المشكلات.
o القدرة على اتخاذ القرارات والتفكير النقدي.
o مهارات تفاوض واتصال ممتازة.
o مستوى عالٍ من التنظيم والاهتمام بالتفاصيل.
Job Details
Job Title: Finance Specialist
Reports to: Finance & Procurement Manager
Department: Authority Support
Division: Finance & Procurement
Job Objectives
The Finance Specialist supports the agency's financial and procurement operations. This includes managing day-to-day financial processes, and procurement activities, and ensuring compliance with financial and procurement policies. The Finance Specialist also provides accurate and timely financial and procurement reporting, contributing to budgeting, supplier management, and overall operational efficiency in line with internal guidelines and international standards.
Duties and Responsibilities
• Accounts Management:
o Monitors accounts payables, receivables, and other short/long-term assets and liabilities, ensuring accurate updates to the general ledger.
o Assists in the evaluation and depreciation calculations of fixed assets, maintaining accurate financial records.
• Processing of Invoices and Payments:
o Supports cash flow monitoring and forecasting activities to ensure the Agency meets its financial obligations.
o Verifies and processes invoices and payments, ensuring compliance with policies and guidelines.
o Assists in the timely and accurate processing of payroll.
• Procurement Responsibilities:
o Coordinates procurement activities, including preparing tender documents, managing bid evaluations, and recommending supplier selection.
o Develops and maintains an approved supplier database, ensuring suppliers meet the Agency’s quality and compliance standards.
o Prepares and updates procurement plans to meet the Agency’s operational needs, ensuring alignment with budgetary constraints.
o Monitors procurement contracts and supplier performance, resolving any issues related to delivery or compliance.
o Ensures accurate documentation of all procurement activities, including purchase orders, contracts, and vendor payments.
o Provides periodic procurement reports to management, highlighting spending trends and procurement efficiency.
• Financial Reporting and Budgeting:
o Assists in preparing detailed financial reports on a monthly, quarterly, and annual basis, ensuring accuracy and compliance with established financial standards and guidelines.
o Supports the development and consolidation of unit-level budgets for inclusion in the Agency’s master budget.
o Monitors actual expenditure against budgeted figures, preparing variance reports and escalating significant deviations.
o Prepares financial data and documentation required for external audits.
• Supports the preparation of the annual budget for the authority and assists in monitoring budget adherence and identifying deviations.
• Assists in implementing and reviewing work processes within the sub-unit to ensure efficiency and effectiveness.
Qualifications and Experience
• Qualifications
o Bachelor’s degree in Finance, Accounting, Business Administration.
o Proficiency in Arabic and English.
o Specialized certification in Finance or Procurement (e.g., CPA, ACCA, CFA & CIPS) (Preferred).
• Experience
o Experience 6 years or more in finance.
o Experience in financial reporting, budgeting, and accounts management.
o Experience in procurement processes, supplier management, and contract administration (Preferred).
o Experience in finance management within the rail transport sector (Preferred).
• Skills
o Strong analytical and problem-solving skills.
o Decision-making and critical thinking abilities.
o Excellent negotiation and communication skills.
o High level of organization and attention to detail.
